Constitue une mesure de nature à ne plus permettre la réidentification des personnes, la mise en place d'une procédure d'anonymisation automatique des données clients à l'issue de la période d'archivage intermédiaire, par laquelle les données – nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale et coordonnées bancaires – sont remplacées par des données non identifiantes qui correspondent à une série de « X ». D'autres données sont supprimées, et seules sont conservées les données clients correspondant à la civilité, au code postal et à la ville. Ces dernières données, seules ou en lien avec d’autres données accessibles par le responsable de traitement ou des tiers, ne permettent pas, en l'espèce, de réidentifier la personne concernée.

La durée de conservation des données à caractère personnel doit être déterminée en fonction de la finalité poursuivie par le traitement. Lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au besoin de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, les données doivent soit être supprimées, soit faire l'objet d'un archivage intermédiaire lorsque leur conservation est nécessaire pour le respect d'obligations légales ou à des fins préventives ou contentieuses. Les données ainsi placées en archivage intermédiaire le sont pour une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur. Ainsi, après avoir opéré un tri des données pertinentes à archiver, le responsable de traitement doit prévoir, à cet effet, une base de données d'archives dédiée ou une séparation logique dans la base de données active. Cette séparation logique est assurée par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles garantissant que seules les personnes ayant un intérêt à traiter les données en raison de leurs fonctions puissent y accéder. Au-delà de ces durées de conservation en archivage intermédiaire, les données à caractère personnel doivent, sauf exception, être supprimées ou anonymisées.

L'anonymisation peut être considérée comme un moyen permettant de se conformer aux obligations en matière de limitation de la durée de conservation lorsqu'à l'issue d'une période de conservation en base active pendant la durée d'une relation contractuelle, une société procède à un premier tri des données en anonymisant les données non pertinentes et en conservant, en base d'archivage intermédiaire, les données permettant de répondre aux obligations légales ou lorsqu'elles présentent un intérêt administratif pour la société, et lorsqu'à l'issue de cette période d'archivage intermédiaire les données sont automatiquement anonymisées.

Cas d'un traitement de l'État permettant d'enregistrer des informations sur les ressortissants français et leurs ayants droit ainsi que documents relatifs à une situation de crise à l'étranger en vue d'en faciliter la gestion et d'informer et associer les personnes concernées.

1) Une fois que les données ne sont plus utilisées dans le cadre de la gestion opérationnelle liée à l'événement survenu à l'étranger ou pour réaliser les statistiques prévues, il est recommandé de mettre en place un archivage intermédiaire afin de limiter la consultation de ces données à des personnes spécifiquement habilitées. En gardant à l'écart entre la durée d'utilisation opérationnelle des données et leur durée de conservation en base intermédiaire (10 ans), le principe d'un tel archivage intermédiaire devrait, dans l'espèce, être inscrit dans le décret portant création du traitement, à titre de garantie apportée aux personnes concernées.

2) S'agissant de l'archivage définitif au titre de l'application des règles régissant les archives publiques issues du code du patrimoine, un acte réglementaire régissant un traitement public réservé toujours implicitement l'application des obligations du code du patrimoine et l'archivage définitif n'a pas besoin d'être expressément prévu par l'acte réglementaire.

La durée de conservation des données à caractère personnel doit être déterminée en fonction de la finalité poursuivie par le traitement. Lorsque cette finalité est atteinte, les données doivent en principe être supprimées, anonymisées ou faire l'objet d'un archivage intermédiaire lorsque leur conservation est nécessaire pour le respect d'obligations légales ou à des fins précontentieuses ou contentieuses.

L'effectivité de la mise en œuvre d'une politique de durée de conservation des données est le pendant nécessaire de sa définition et permet d'assurer que les données sont conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cela permet notamment de réduire les risques d'usage non autorisé des données en cause, par un salarié ou par un tiers.

En vertu de l'article 5‑1‑e du RGPD, il incombe au responsable de traitement de définir une durée de conservation conforme à la finalité du traitement. Lorsque cette finalité est atteinte, les données doivent être supprimées ou anonymisées ou faire l'objet d'un archivage intermédiaire pour les seules données pertinentes, lorsque leur conservation est nécessaire, par exemple pour le respect d'obligations légales ou à des fins précontentieuses ou contentieuses notamment. Au-delà des durées de conservation des données versées en archives intermédiaires, les données à caractère personnel doivent, sauf exception, être supprimées ou anonymisées.

À ce titre, la CNIL recommande une durée de conservation des images issues de la vidéosurveillance de quelques jours. Lorsqu'un incident survient et le justifie, les images pertinentes peuvent être conservées plus longtemps. La durée de conservation des images issues d'un dispositif de protection vidéo est quant à elle fixée à un mois maximum en application de l'article L 252‑5 du code de la sécurité intérieure.

Cas d'un traitement de l'État permettant d'enregistrer des informations sur les ressortissants français et leurs ayants droit ainsi que documents relatifs à une situation de crise à l'étranger en vue d'en faciliter la gestion et d'informer et associer les personnes concernées.

1) Une fois que les données ne sont plus utilisées dans le cadre de la gestion opérationnelle liée à l'événement survenu à l'étranger ou pour réaliser les statistiques prévues, il est recommandé de mettre en place un archivage intermédiaire afin de limiter la consultation de ces données à des personnes spécifiquement habilitées. Eu égard à l'écart entre la durée d'utilisation opérationnelle des données et le délai de conservation en base intermédiaire (10 ans), le principe d'un tel archivage intermédiaire devrait, dans l'espèce, être inscrit dans le décret portant création du traitement, à titre de garantie apportée aux personnes concernées.

2) S'agissant de l'archivage définitif au titre de l'application des règles régissant les archives publiques issues du code du patrimoine, un acte réglementaire régissant un traitement public réserve toujours implicitement l'application des obligations du code du patrimoine et l'archivage définitif n'a pas besoin d'être expressément prévu par l'acte réglementaire.