Le terme « accédant », que n’utilise ni le RGPD, ni la loi n°78‑17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés mais qui a été créé par la doctrine, désigne, s’agissant d’un traitement automatisé de données mis en œuvre par une administration et encadré par un acte réglementaire, les personnes qui, au sein du responsable de traitement, seront appelées à effectuer les diverses opérations de traitement et, à ce titre, à accéder au système informatique en cause.

Les habilitations des différents accédants peuvent être définies par l’acte réglementaire, et ne se limitent généralement pas à la seule consultation des données mais incluent aussi l’enregistrement, la correction ou l’effacement des données. Par ailleurs, au sens de la réglementation, et notamment du RGPD, les « destinataires » sont les personnes à qui le responsable de traitement peut être amené à communiquer les données et sur lesquelles il doit fournir une information aux personnes concernées. En pratique, cette communication peut prendre plusieurs formes, qu’il s’agisse d’une transmission d’un extrait des données ou d’une simple faculté de consultation par un accès sécurisé au système informatique. Lorsqu’un projet de décret mentionne des personnes comme « accédants aux données » alors qu’elles ne seront pas seulement chargées de consulter les données mais également de décider de leur recueil, ce point doit être précisé pour éviter toute ambiguïté.

En application des articles L.1110-4 et L.1110-12 du code de la santé publique et de la Politique générale de sécurité des systèmes d'information de santé élaborée par l'Agence du Numérique en Santé (PGSSI-S), le responsable de traitement d'un dispositif de Dossiers Patients Informatisés (DPI) doit mettre en place une politique d'habilitation rigoureuse et adaptée aux besoins de l'établissement, de sorte que chaque professionnel de santé et agent de l'établissement n'accède qu'aux dossiers dont il a à connaître. Cette politique d'habilitation doit combiner deux critères :

• d'une part, le métier exercé : ainsi, un agent responsable de l'accueil des patients dans la structure ne doit accéder qu'au dossier administratif du patient et non aux données médicales, alors qu'un médecin accèdera également aux données médicales ;

• d'autre part, la prise en compte de la notion d'équipe de soins, telle que définie par l'article L.1110-12 du code de la santé publique précité, afin que seuls les professionnels effectivement impliqués dans la prise en charge d'un patient ou dans les soins qui lui sont prodigués puissent avoir accès aux informations couvertes par le secret médical.

En outre, il est recommandé de prévoir des mesures de confidentialité renforcées pour certains dossiers particuliers (par exemple, les dossiers de patients provenant d'un établissement pénitentiaire).

Les habilitations accordées peuvent être complétées d'un mode « bris de glace », défini par le référentiel d'authentification des acteurs de santé de la PGSSI-S comme « l'attribution temporaire et exceptionnelle de droits étendus en situation de crise » ; cela permet tant aux agents administratifs qu'aux professionnels de santé, en cas d'urgence, d'avoir accès à d'autres données pour tout patient. L'utilisation de ce mode « bris de glace » doit être particulièrement bien tracée et surveillée afin que toute personne y ayant recours puisse être identifiée et justifier des conditions de son utilisation.

Le paramétrage d'un DPI ne permettant pas de limiter le recours en mode « bris de glace » aux situations exceptionnelles est susceptible de constituer un manquement à l'article 32 du RGPD.

En application de l’article 32 du RGPD, le responsable de traitement doit mettre en place des mesures appropriées pour assurer la confidentialité des données et éviter que les données soient traitées de façon illicite par le fait de personnes qui n’ont pas besoin d’en connaître.

1) La prévention des mésusages et des violations de données peut être en partie assurée par des mesures organisationnelles, notamment en informant les utilisateurs du système d’information sur les données qu’ils sont autorisés à traiter pour leurs missions, et en contrôlant l’usage qui en est fait, par exemple aux moyens de journaux de connexion.

2) En complément de ces mesures, la gestion des habilitations à consulter ou à utiliser un système d’information doit tendre à limiter les accès aux seules données à caractère personnel dont un utilisateur a besoin pour l’accomplissement de ses missions.

En application des articles L.1110-4 et L.1110-12 du code de la santé publique et de la politique générale de sécurité des systèmes d'information de santé élaborée par l'Agence du Numérique en Santé (PGSSI-S), le responsable de traitement d'un dispositif dossiers patients informatisés (DPI) doit mettre en place une politique d'habilitation rigoureuse et adaptée aux besoins de l'établissement, de sorte que chaque professionnel de santé et agent de l'établissement n'accède qu'aux dossiers dont il a à connaître. Cette politique d'habilitation doit combiner deux critères :

• d'une part, le métier exercé : ainsi, un agent responsable de l'accueil des patients dans la structure ne doit accéder qu'au dossier administratif du patient et non aux données médicales, alors qu'un médecin accèdera également aux données médicales ;
• d'autre part, la prise en compte de la notion d'équipe de soins, telle que définie par l'article L.1110‑12 du code de la santé publique précité, afin que seuls les professionnels effectivement impliqués dans la prise en charge d'un patient ou dans les soins qui lui sont prodigués puissent avoir accès aux informations couvertes par le secret médical.

En outre, il est recommandé de prévoir des mesures de confidentialité renforcées pour certains dossiers particuliers (par exemple, les dossiers de patients provenant d'un établissement pénitentiaire).

Les habilitations accordées peuvent être complétées d'un mode « bris de glace », défini par le référentiel d'authentification des acteurs de santé de la PGSSI-S comme « l'attribution temporaire et exceptionnelle de droits étendus en situation de crise ». Ce mode permet tant aux agents administratifs qu'aux professionnels de santé, en cas d'urgence, d'avoir accès à d'autres données pour tout patient. L'utilisation de ce mode « bris de glace » doit être particulièrement bien tracée et surveillée afin que toute personne y ayant recours puisse être identifiée et justifier des conditions de son utilisation.

Le paramétrage d'un DPI ne permettant pas de limiter le recours en mode « bris de glace » aux situations exceptionnelles est susceptible de constituer un manquement à l'article 32 du RGPD.

Le terme « accédant », que n’utilise ni le RGPD, ni la loi n°78‑17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés mais qui a été créé par la doctrine, désigne, s’agissant d’un traitement automatisé de données mis en œuvre par une administration et encadré par un acte réglementaire, les personnes qui, au sein du responsable de traitement, seront appelées à effectuer les diverses opérations de traitement et, à ce titre, à accéder au système informatique en cause. Les habilitations des différents accédants peuvent être définies par l’acte réglementaire, et ne se limitent généralement pas à la seule consultation des données mais incluent aussi l’enregistrement, la correction ou l’effacement des données.

Par ailleurs, au sens de la réglementation, et notamment du RGPD, les « destinataires » sont les personnes à qui le responsable de traitement peut être amené à communiquer les données et sur lesquelles il doit fournir une information aux personnes concernées. En pratique, cette communication peut prendre plusieurs formes, qu’il s’agisse d’une transmission d’un extrait des données ou d’une simple faculté de consultation par un accès sécurisé au système informatique.

Lorsqu’un projet de décret mentionne des personnes comme « accédants aux données » alors qu’elles ne seront pas seulement chargées de consulter les données mais également de décider de leur recueil, ce point doit être précisé pour éviter toute ambiguïté.