Possibilité pour un traitement de données à caractère personnel de prévoir des zones de commentaires libres – Conditions

Saisi d'un projet de décret portant autorisation d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « application mobile de prise de notes » (GendNotes), le Conseil d'État (section de l'intérieur) lui a donné un avis favorable sous réserve des modifications qu'il lui a apportées. Ce traitement de données a pour finalités, d'une part, de faciliter le recueil et la conservation, en vue de leur exploitation dans d'autres traitements de données, notamment par le biais d'un système de pré-renseignement, des informations collectées par les militaires de la gendarmerie nationale à l'occasion d'actions de prévention, d'investigations ou d'interventions, et nécessaires à l'exercice de leurs missions de police judiciaire et administrative, et, d'autre part, de faciliter la transmission de comptes rendus aux autorités judiciaires. Le traitement offre la possibilité à l'utilisateur de compléter, outre des champs prédéfinis, des zones de commentaires libres dans une interface « Note ». Ce traitement, par ses finalités, relève du titre III de la loi du 6 janvier 1978 et de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Ces dispositions ne font pas obstacle à ce qu'un traitement comporte une zone de commentaires libres destinée à la consignation d'appréciations. Toutefois, afin d'éviter tout contournement des restrictions imposées tant par le droit de l'Union européenne que par la loi, le Conseil d'État estime que l'acte créant ce type de zone de commentaire doit respecter les principes suivants :

• une zone de commentaires libres ne doit être prévue que lorsque cela est strictement nécessaire à l'atteinte des finalités que poursuit le traitement ;

• les faits doivent y être présentés séparément des appréciations personnelles ;

• la liberté de formulation régissant ces espaces ne peut en aucune manière aboutir à collecter et traiter des données autres que celles expressément prévues par l'acte créant le traitement ;

• au regard de la difficulté de préciser le contenu de ces zones, il est nécessaire qu'une attention spécifique à celles-ci soit portée par l'analyse d'impact, qui doit en justifier l'existence et en analyser les risques.